MOS 엑셀 데이터 서식 설정하기

엑셀 데이터 서식 설정하는 방법 알아보기

오늘은 MOS 자격증 취득 과목 중 엑셀에서 데이터 서식을 설정하는 방법, 글꼴과 셀에 서식을 지정하고 데이터 맞춤과 셀을 병합하고 데이터에 표시 형식을 지정하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

데이터 글꼴과 셀에 서식 지정하기

서식은 셀에 입력한 데이터에 글꼴이나 표시 형식, 셀 채우기 등을 적용하고 보기 좋게 꾸미는 것을 말하는데 엑셀에서 홈에 있는 [글꼴] 그룹 도구를 이용해서 글자의 모양과 글자의 크기를 변경할 수 있습니다. 먼저 셀에 데이터를 입력하고 선택한 후에 홈의 [글꼴] 그룹에 있는 글꼴 종류가 나와 있는 목록 단추를 클릭하면 테마 글꼴, 모든 글꼴 중에서 원하는 글꼴을 선택하면 입력한 데이터의 글꼴이 변경됩니다.

글꼴 변경 후에 글꼴 종류 옆에 있는 숫자 목록 단추를 클릭하면 글꼴의 크기를 변경할 수 있는데 그 옆에 글자와 삼각형을 클릭하면 한 번씩 누를 때마다 글자 크기가 +2되거나 -2가 되는 것을 볼 수 있습니다. 글꼴 목록 단추 아래에는 글자를 굵게 또는 기울임 꼴로 변경하거나 텍스트에 밑줄 또는 이중 밑줄을 적용할 수 있는 버튼이 있습니다.

셀에 테두리 그리고 배경 채우기

엑셀에서 셀 구분선은 화면상에만 보이고 인쇄가 되지 않기 때문에 표를 작성하는 경우에는 테두리를 그려주어야 합니다. 데이터를 입력하고 셀을 선택한 후 홈에 [글꼴] 그룹의 테두리 버튼을 누르면 테두리, 테두리 그리기, 다른 테두리가 있는데 테두리 목록에 있는 아래쪽 테두리, 위쪽 테두리 등을 누르면 선택 영역 내의 모든 셀에 선택한 테두리가 적용됩니다.

데이터를 선택한 상태에서 Ctrl 키와 1을 누르면 [셀 서식] 대화 상자가 나타나고 선에서 스타일이나 색을 변경할 수 있고 미리 설정에서 윤곽선이나 안쪽 선을 선택하거나 테두리에서 원하는 방향에 있는 테두리에 그리기를 할 수 있습니다. [셀 서식] 대화 상자에서 테두리 옆의 채우기를 선택하면 배경색을 [색 없음]에서 다른 색상으로 채울 수 있고 무늬 색이나 무늬 스타일도 설정할 수 있습니다.

이렇게 셀의 글꼴과 테두리, 배경을 각각 설정할 수도 있지만 홈에 있는 [스타일] 그룹에서 셀 스타일을 선택하면 미리 설정된 제목 및 머리글, 테마 셀 스타일 등을 볼 수 있어서 원하는 셀 스타일을 선택할 수 있고 새 셀 스타일을 이용해서 직접 만든 스타일을 목록에 등록해서 사용할 수 있습니다.

데이터 맞춤과 셀 병합하기

엑셀의 기본 입력 단위는 셀이기 때문에 텍스트를 보기 좋게 정렬하는 것도 셀을 기준으로 이루어지게 되는데 원하는 모양의 표를 만들기 위해서는 여러 개의 셀을 문서 모양에 맞추어 병합해야 합니다. 데이터를 입력 후 셀을 블록으로 선택한 후에 홈의 [맞춤] 그룹에서 가운데 맞춤을 선택하면 각 셀의 위쪽과 아래쪽 사이의 텍스트를 가운데로 정렬할 수 있습니다.

단축키 Ctrl 키와 1을 누르면 [셀 서식] 대화 상자가 나타나고 [맞춤] 그룹의 텍스트 맞춤에서 가로와 세로, 들여 쓰기, 텍스트 조정에서 자동 줄 바꿈, 셀에 맞춤, 셀 병합, 텍스트 방향을 선택해서 변경할 수 있습니다. 개별 셀을 분할할 수는 없지만 바로 위의 셀을 병합하는 것으로 해당 셀이 분할된 것처럼 보이게 만들 수 있습니다.

여설 셀을 병합하게 되면 셀 하나에 입력된 정보만 병합된 셀에 표시되는데 왼쪽에서 오른쪽으로 쓰는 언어의 경우에는 왼쪽 위 셀, 오른쪽에서 왼쪽으로 쓰는 언어의 경우는 오른쪽 위 셀만 표시되고 병합된 나머지 셀의 정보는 삭제됩니다.

데이터 표시 형식 지정하기

계산 프로그램인 엑셀에서는 셀에 데이터나 기호를 직접 입력하면 계산을 위한 명령어로 인식할 수 있기 때문에 데이터를 원하는 형식으로 사용하려면 데이터를 입력한 후에 적절한 표시 형식을 지정해야 합니다. 홈의 [표시 형식] 그룹이나 [셀 서식] 대화 상자의 [표시 형식] 탭을 이용하면 데이터 표시 형식을 숫자, 통화, 날짜, 텍스트 등의 형식으로 지정할 수 있습니다.

표시 형식의 범주 중에서 회계는 다른 여러 나라의 회계 표시 형식으로 선택이 가능하고 자릿수 줄임을 누르면 소수 자릿수를 줄여서 숫자를 간단하게 표시할 수 있습니다. 그 외에도 데이터를 백분율로 표시하거나 간단한 날짜 형식으로 변경이 가능합니다.